Hallo liebe Leserinnen und Leser
Zu den kaufmännischen Tätigkeiten gehört auch das Organisieren und Planen. Daher sprechen wir im heutigen Blogbeitrag über das Thema Eventplanung. Die Planung von Events ist eine komplexe Aufgabe, die viel Koordinationstalent erfordert. Zudem setzt sie Anforderungen, wie Flexibilität, Belastbarkeit, Freude am Organisieren und Zielstrebigkeit voraus.
Um dir den Ablauf einer Eventplanung näher zu bringen, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt unsere Herangehensweise.
Als erster Schritt ist es notwendig, ein eindeutiges Ziel zu bestimmen. Es gilt zu definieren, welche Botschaft übermittelt werden soll, wer die Zielgruppe ist und welche Atmosphäre erzeugt werden soll. Die Zieldefinition ist wichtig, um später passend die Lokation, Dekoration, Verpflegung, Technik und weiteres auszuwählen. Ein zusätzlicher wichtiger Punkt ist das Budget. Es ist massgebend, das gegebene Budget so einzusetzen, dass alle Aspekte des Events abgedeckt sind. Dabei hilft eine sorgfältig erstelle Budgetplanung, wir verwenden dafür das Office-Programm Excel. Genauso wichtig wie das Budgeterstellen ist eine gute Ablaufplanung sowie einen guten Zeitplan. Darauf soll aufgezeigt werden, an was alles noch gedacht werden muss, was die nächsten Schritte sind und wer die jeweiligen Aufgaben bis wann übernimmt. Es ist praktisch, wenn der Budgetplan, der Ablauf und der Zeitplan sowie die Zuweisung wer sich um welche Pendenzen kümmert, auf ein und derselben Exceldatei ersichtlich sind. So sind die wichtigen Informationen an einem Ort und für jeden klar ersichtlich. Zudem gehört auch die Koordination mit Lieferanten zur Planung. Dabei ist wichtig genügend Zeit für eine Umplanung einzuteilen. Zudem gehört auch die Kommunikation mit allen Beteiligten wie zum Beispiel dem Team, den Lieferanten oder den Gästen dazu, um Missverständnisse vorzubeugen, damit alles nach Plan umsetzbar ist.
Letztlich hängt nicht nur die Planung und Organisation davon ab, dass das Event glückt, sondern ebenfalls von der Stimmung und den Erinnerungen, die es schafft. Ein Event, das lange in Erinnerung bleibt, gelingt demjenigen, der bei der Planung mit Leidenschaft vorgeht.
Falls auch du Interesse hast die kaufmännische Tätigkeit der Eventplanung in deinen Alltag zu integrieren, dann melde dich gerne zum Schnuppern an unter info@gustello.ch. Wir freuen uns von dir zu hören.
Text verfasst von: Lernende Lara